Ile kosztuje catering i jak powstaje wycena

Od czego zależy cena za osobę

Catering wycenia się zawsze od konkretu, a nie z tabeli. Dwa przyjęcia dla tej samej liczby gości potrafią różnić się ceną nawet dwukrotnie, bo różni je zakres menu, sposób podania i to, ile pracy zostaje po stronie firmy cateringowej.

Poniższa lista to czynniki, o które pytamy przy każdym zapytaniu. Im więcej z nich znasz, tym szybciej dostaniesz wiarygodną kwotę zamiast szacunku z sufitu.

• Liczba i rodzaj dań ciepłych – jedno danie główne z dodatkami to inny koszt niż obiad z zupą i dwiema kolacjami wydawanymi w odstępach.
• Mięso, ryby czy dania roślinne – schab i drób są tańsze od karkówki z kością, polędwiczek, łososia czy owoców morza. Wybór białka zwykle najmocniej rusza ceną.
• Zakres zimnej płyty – prosty zestaw wędlin, sałatek i pieczywa wypada inaczej niż płyta z pasztetami, rybami w galarecie, roladami i tartinkami przygotowywanymi ręcznie.
• Słodki stół i ciasta – kilka rodzajów domowych wypieków to jeden poziom, a rozbudowany candy bar z deserami w pucharkach, tartami i dekoracją to drugi.
• Obsługa kelnerska – wydawanie serwowane wymaga więcej osób na sali niż bufet, z którego goście nakładają sami.
• Sprzęt bufetowy i zastawa – podgrzewacze, patery, stoły bufetowe, obrusy, porcelana i szkło to realny koszt transportu, mycia i zabezpieczenia.
• Dojazd i miejsce przyjęcia – odległość, dojazd w góry zimą, brak windy, plener bez prądu i wody albo dowóz na kilka godzin przed podaniem zmieniają logistykę.
• Długość przyjęcia – wesele z kolacjami do rana wymaga innego harmonogramu i większej rezerwy jedzenia niż obiad komunijny na trzy godziny.
• Pora roku i dzień tygodnia – sezon weselny, długie weekendy, okres komunijny i grudzień to terminy, w których w całej branży ceny i dostępność wyglądają inaczej niż w lutym.
• Liczba gości – przy większych przyjęciach część kosztów stałych rozkłada się na więcej osób, więc cena jednostkowa zwykle spada, ale przy bardzo małych zamówieniach rośnie.

Co bywa dopłatą, a nie jest w cenie

Największe nieporozumienia biorą się nie z ceny za osobę, tylko z pozycji, które w jednej ofercie są wliczone, a w drugiej doliczane osobno. Warto dopytać o nie, zanim porównasz oferty dwóch firm.

W naszej wycenie rozpisujemy te pozycje osobno, żeby było widać, za co dokładnie płacisz. Jeśli czegoś nie potrzebujesz, po prostu tego nie dokładamy.

• Dojazd poza standardowy obszar dowozu – dalsza trasa albo trudny dojazd potrafią wymagać dodatkowego kursu.
• Obsługa kelnerska ponad ustalone godziny – przedłużone przyjęcie oznacza dłuższą pracę ekipy na miejscu.
• Wynajem sprzętu – podgrzewacze, stoły bufetowe, namiot, chłodziarki czy dodatkowe oświetlenie bufetu.
• Naczynia jednorazowe kontra porcelana i szkło – zastawa z myciem to inny koszt niż zestaw jednorazowy.
• Nadgodziny i późne sprzątanie – demontaż bufetu po północy to osobna pozycja u większości firm.
• Degustacja menu przed przyjęciem – w branży bywa płatna, bywa odliczana od zamówienia, a bywa dostępna tylko przy większych wydarzeniach.
• Zmiany po zatwierdzeniu menu – dołożenie dania lub zmiana formy podania na kilka dni przed terminem zwykle wpływa na kwotę.

Jak porównywać oferty cateringowe

Sama kwota za osobę nic nie mówi, dopóki nie sprowadzisz obu ofert do tej samej podstawy. Najprościej wypisać w kolumnach: dania ciepłe, zimna płyta, ciasta, napoje, obsługa, sprzęt, dojazd – i sprawdzić, gdzie są puste pola.

Druga rzecz to gramatura i liczba porcji. Oferta tańsza o kilkanaście złotych na osobie bywa droższa w praktyce, jeśli zakłada mniej mięsa na gościa albo jedną kolację zamiast dwóch.

Trzecia to sposób rozliczenia liczby gości. Ustal, do kiedy można podać ostateczną liczbę osób i co dzieje się przy odwołaniach – to potrafi zaważyć na końcowej kwocie bardziej niż cena jednostkowa.

• Przelicz każdą ofertę na tę samą liczbę dań ciepłych i ten sam zakres zimnej płyty.
• Dopytaj o gramatury porcji, a nie tylko o nazwy dań.
• Sprawdź, czy napoje, kawa i herbata są w cenie, czy dokładane osobno.
• Zapytaj wprost, ile osób z obsługi będzie na miejscu i przez ile godzin.
• Uważaj na ceny „od” bez rozpisanego menu – to zwykle wariant minimalny, nie ten, o którym rozmawiacie.
• Poproś o wycenę na piśmie, choćby w wiadomości – ustalenia z rozmowy łatwo zapamiętać inaczej.

Gdzie realnie da się oszczędzić bez psucia przyjęcia

Oszczędzanie na ilości jedzenia zwykle kończy się źle – pusty bufet goście zapamiętają. Znacznie lepiej działa zmiana formy podania i uproszczenie tych elementów, których i tak nikt nie liczy.

• Postaw na bufet zamiast dania serwowanego – potrzeba mniej osób do obsługi, a wybór na stole wydaje się większy.
• Wybierz sezonowe warzywa i owoce – latem i wczesną jesienią te same dania kosztują mniej niż zimą.
• Zamień droższe białko na dobrze przyprawione dania z drobiu, karkówki czy warzyw – smak zależy od wykonania, nie od ceny surowca.
• Ogranicz liczbę rodzajów ciast na rzecz większych porcji kilku sprawdzonych – i tak nikt nie spróbuje wszystkiego.
• Zrezygnuj z rozbudowanej dekoracji stołu na rzecz prostego, spójnego ustawienia półmisków.
• Skróć przyjęcie o godzinę albo zrezygnuj z ostatniej kolacji, jeśli program i tak kończy się wcześniej.
• Zamów napoje i alkohol we własnym zakresie, jeśli miejsce na to pozwala.
• Podaj realną liczbę gości zamiast zawyżonej rezerwy – nadmiar jedzenia to najczęstszy niepotrzebny koszt przyjęcia.

Zadatek, faktura VAT i rozliczenie

W branży cateringowej rezerwację terminu zwykle potwierdza zadatek, a reszta kwoty rozliczana jest przy realizacji albo po niej. Nie podajemy tutaj konkretnych kwot ani procentów, bo warunki ustalamy indywidualnie przy zamówieniu – zależą od skali wydarzenia i terminu.

Wystawiamy fakturę, jeśli jej potrzebujesz – wystarczy podać dane do faktury przy składaniu zamówienia, zanim przygotujemy dokument. Firmy zamawiające lunche i przerwy kawowe zwykle proszą o fakturę od razu, i to jest najprostszy moment, żeby to ustalić.

Ostateczna liczba gości to zwykle podstawa końcowego rozliczenia. Termin, do którego można ją zmieniać, ustalamy wspólnie przy potwierdzaniu zamówienia, tak żeby zdążyć z zakupami i przygotowaniem.

• Zadatek i termin płatności – ustalamy przy zamówieniu, zawsze przed potwierdzeniem terminu.
• Faktura – zgłoś potrzebę i podaj dane przy składaniu zamówienia.
• Ostateczna liczba gości – potwierdzana na kilka dni przed przyjęciem, w terminie ustalonym w zamówieniu.
• Zmiany w menu – możliwe do momentu zamknięcia zamówienia, potem wpływają na wycenę.

Jak szybko dostaniesz wycenę

Najszybciej przez telefon. W rozmowie ustalamy termin, miejscowość, liczbę gości i charakter przyjęcia, a potem przygotowujemy propozycję menu z rozpisaną ceną za osobę i osobnymi pozycjami za dojazd, obsługę i sprzęt.

Nie obiecujemy sztywnego czasu odpowiedzi, bo w sezonie bywa różnie, ale prostsze zamówienia – zimna płyta, lunch firmowy, przerwa kawowa – da się zwykle wycenić już w trakcie rozmowy. Przy weselach i większych eventach potrzebujemy chwili na policzenie ilości i logistyki.

Wycena jest bezpłatna i nie zobowiązuje do niczego. Możesz swobodnie wymieniać dania i prosić o przeliczenie kilku wariantów – dopóki nie potwierdzisz zamówienia, nic się nie dzieje.

• Przygotuj datę i godzinę przyjęcia oraz adres, pod który ma dotrzeć catering.
• Podaj przybliżoną liczbę gości i informację o dzieciach oraz dietach.
• Powiedz, czy chcesz bufet, czy danie serwowane, i czy potrzebujesz obsługi na miejscu.
• Zaznacz, czy potrzebujesz sprzętu bufetowego i zastawy, czy masz je na miejscu.