Jak wybrać firmę cateringową na przyjęcie

Zanim zadzwonisz: trzy rzeczy, które trzeba wiedzieć

Rozmowa z firmą cateringową ma sens dopiero wtedy, gdy znasz trzy rzeczy: datę, przybliżoną liczbę gości i miejsce przyjęcia. Bez nich każda wycena jest zgadywanką, a porównywanie ofert traci sens, bo każda z nich liczona jest na innych założeniach.

Przybliżona liczba gości w zupełności wystarczy. Nikt nie oczekuje ostatecznej listy pół roku przed terminem – widełki w rodzaju 90–110 osób są wystarczające do wstępnej wyceny. Miejsce jest ważniejsze, niż się wydaje: sala z zapleczem kuchennym, dom prywatny i namiot na łące to trzy zupełnie różne scenariusze logistyczne i trzy różne koszty.

Warto też z góry określić formę przyjęcia. Bufet, dania serwowane do stołu i zimna płyta bez obsługi to inne stawki, inna liczba osób potrzebnych na miejscu i inny sprzęt. Jeśli tego nie ustalisz, dostaniesz oferty, których po prostu nie da się zestawić obok siebie.

O co zapytać przy pierwszym telefonie

Pierwsza rozmowa powinna trwać kilkanaście minut i kończyć się konkretami, nie obietnicą, że ktoś kiedyś oddzwoni. Dobrym testem jest to, czy rozmówca sam dopytuje o szczegóły – o godzinę rozpoczęcia, dojazd, dostęp do prądu, liczbę dzieci, obecność osób na diecie.

Poniższą listę można przejść po kolei przez telefon albo wysłać w jednej wiadomości na WhatsApp. Odpowiedzi warto zapisywać na bieżąco, bo po trzech rozmowach oferty zaczynają się zlewać i trudno odtworzyć, kto co obiecał.

• Czy mój termin jest wolny i do kiedy możecie go wstępnie zablokować bez zadatku?
• Co dokładnie zawiera cena za osobę, a co jest liczone osobno?
• Jaka jest gramatura porcji – ile gramów mięsa i dodatków przypada na gościa?
• Ile osób z obsługi będzie na miejscu i przez ile godzin?
• Czy w cenie jest zastawa, sztućce, obrusy i podgrzewacze, czy to dopłata?
• Czy doliczacie koszt dojazdu do mojej miejscowości i ile wynosi?
• Czy dania ciepłe są przygotowywane na miejscu, czy dowożone gotowe i podgrzewane?
• Co się dzieje, gdy przyjdzie mniej albo więcej gości, niż zgłoszę?
• Do kiedy mogę zmienić menu i liczbę osób bez dopłaty?
• Czy możliwa jest degustacja, kiedy i na jakich warunkach?
• Jak obsługujecie diety: wegetariańską, bezglutenową, alergie pokarmowe?
• Podpisujemy umowę i jaka jest wysokość zadatku oraz forma płatności?

Dlaczego dwie podobne oferty różnią się o kilka tysięcy

Najczęstszym powodem jest inny zakres. Jedna oferta obejmuje obsługę kelnerską przez dwanaście godzin, pełną zastawę i dojazd, druga – samo jedzenie wystawione na stołach. Cena za osobę w tej drugiej będzie niższa i to wcale nie znaczy, że przyjęcie wyjdzie taniej, bo brakujące elementy trzeba i tak skądś wziąć.

Drugim powodem jest gramatura. Dwa dania ciepłe po 120 gramów mięsa to coś zupełnie innego niż dwa dania po 180 gramów, a w ofercie obie pozycje nazywają się tak samo. Pytanie o gramaturę to najszybszy sposób na sprawdzenie, czy porównujesz to samo.

Trzecia sprawa to surowiec i sposób przygotowania. Pieczeń z karkówki, filet z kurczaka i polędwiczka wieprzowa mają inne ceny zakupu. Sałatka na bazie gotowego majonezu z hurtowni i sałatka robiona od zera różnią się kosztem i smakiem, choć na liście dań figurują identycznie.

Dlatego oferty porównuje się dopiero po sprowadzeniu ich do wspólnego mianownika. Wypisz sobie te same pozycje dla każdej firmy, dolicz brakujące elementy według ich stawek i dopiero wtedy patrz na sumę. Bardzo często oferta, która na pierwszy rzut oka była droższa, okazuje się tańsza.

Co powinno znaleźć się w wycenie

Dobra wycena to nie jedna liczba, tylko rozpisany zakres. Powinna dać się czytać bez dodatkowych pytań – a jeśli budzi pytania, to znaczy, że czegoś w niej brakuje. Poniższa tabela to lista kontrolna, którą można przejść nad każdą otrzymaną ofertą.

Status pozycji w ostatniej kolumnie jest orientacyjny i różni się między firmami. Nie chodzi o to, żeby wszystko było w cenie, tylko o to, żeby było jasno napisane, po której stronie leży. Niedopowiedzenie na etapie wyceny zamienia się później w dopłatę.

Degustacja: kiedy ma sens, a kiedy jest stratą czasu

Degustacja ma sens przy dużych przyjęciach, w których dania ciepłe stanowią trzon menu – przy weselu czy komunii na kilkadziesiąt osób. Przy zimnej płycie na urodziny albo lunchu firmowym zwykle wystarczy dokładny opis i zdjęcia realizacji.

Na degustacji warto sprawdzić nie tylko smak, ale też rzeczy, o których łatwo zapomnieć: czy mięso jest miękkie po podgrzaniu, jak wygląda porcja na talerzu, czy sosy nie są przesolone, czy sałatki nie rozpadają się po godzinie. To są cechy, które ujawniają się dopiero na przyjęciu.

Zapytaj z góry, czy degustacja jest płatna i czy jej koszt jest odliczany od finalnego rachunku po podpisaniu umowy. Obie praktyki są spotykane i obie są uczciwe – nieuczciwe jest dopiero niedopowiedzenie tego przed spotkaniem.

Obsługa kelnerska i sprzęt, czyli ukryta połowa cateringu

Jedzenie to tylko część usługi. Druga część to ludzie i sprzęt: kto wystawia bufet, kto uzupełnia półmiski, kto zbiera brudne naczynia, kto pilnuje, żeby dania ciepłe były ciepłe przez cztery godziny, a nie przez pierwsze czterdzieści minut.

Przy przyjęciu serwowanym do stołu przyjmuje się zwykle jedną osobę obsługi na około 20–25 gości, przy bufecie może być ich mniej. Zbyt mała obsada to najczęstsza przyczyna tego, że goście czekają, a jedzenie stygnie na wydawce. To warto ustalić liczbowo, a nie hasłowo.

Osobno dopytaj o sprzęt: podgrzewacze z paliwem, stoły bufetowe, chłodnie na napoje, oświetlenie przy przyjęciu w plenerze, zapasowy agregat. Przy przyjęciu w domu lub w namiocie sprzęt bywa większym wyzwaniem niż samo menu, bo na miejscu zwykle nie ma gastronomicznego zaplecza.

Sanepid, ubezpieczenie i formalności, o które warto zapytać

Firma cateringowa działa na podstawie zatwierdzenia zakładu przez powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną i prowadzi dokumentację HACCP. To nie jest tajna wiedza – o wpis do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli sanitarnej można po prostu zapytać i normalna firma odpowie bez ociągania.

Druga kwestia to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Chroni ono obie strony w sytuacjach, o których nikt nie chce myśleć przed przyjęciem: od zalanej podłogi w wynajętej sali po problemy zdrowotne gości. Brak polisy nie jest przestępstwem, ale jej posiadanie mówi coś o podejściu do ryzyka.

Zapytaj też o transport termiczny. Dania ciepłe muszą dojechać w termosach lub pojemnikach utrzymujących temperaturę, a produkty zimne – w warunkach chłodniczych. Jeśli firma nie potrafi opisać, jak wygląda transport przy dwugodzinnym dojeździe, to jest realny sygnał ostrzegawczy.

Umowa i zadatek

Umowa nie jest formalnością dla zaawansowanych – jest podstawą przy każdym większym przyjęciu. Powinna zawierać datę, godziny, adres, liczbę gości z widełkami, menu w formie załącznika, cenę za osobę, listę pozycji dodatkowych, terminy zmian i zasady rozliczenia.

Zadatek potwierdza rezerwację terminu i jest normalną praktyką. Różnica między zadatkiem a zaliczką ma znaczenie prawne: zadatek co do zasady przepada przy rezygnacji zamawiającego i podlega zwrotowi w podwójnej wysokości, gdy to wykonawca odstępuje od umowy. Warto wiedzieć, które słowo jest w dokumencie.

Wpłata powinna być udokumentowana – przelewem na rachunek firmowy albo pokwitowaniem. Gotówka do ręki bez żadnego papieru to sytuacja, w której nie masz czym udowodnić, że termin jest zarezerwowany. Poproś też o zapis, co się dzieje przy przełożeniu terminu z przyczyn losowych.

Czerwone flagi, opinie i argument za lokalną firmą

Najbardziej wymowny sygnał ostrzegawczy to wycena podana od razu, bez jednego pytania o szczegóły. Jeśli ktoś zna cenę Twojego wesela, zanim dowie się, gdzie ono będzie i ilu przyjdzie gości, to znaczy, że kwota nie ma pokrycia w kalkulacji i w każdej chwili może się zmienić.

Opinie czytaj pod kątem konkretów, nie ocen. Wpis, w którym ktoś pisze, że jedzenia starczyło na dokładki, kelnerzy sami uzupełniali bufet, a firma dojechała do domu w górach, mówi więcej niż dziesięć pięciogwiazdkowych opinii bez treści. Szukaj też opinii z przyjęć podobnych do Twojego – catering firmowy i wesele to inne kompetencje.

Przy przyjęciu poza salą, w domu, w ogrodzie albo w namiocie, lokalna firma ma realną przewagę. Zna dojazd, wie, gdzie wąska droga nie przepuści dużego samochodu, potrafi podjechać dzień wcześniej na wizję lokalną i szybciej zareaguje, gdy trzeba coś dowieźć w trakcie przyjęcia.

Jeśli planujesz przyjęcie w Małopolsce lub na Podhalu i chcesz przejść te pytania na konkretnym terminie, zadzwoń pod 785 679 037, napisz na WhatsApp albo wyślij wiadomość na kontakt@agismaki.pl. Wystarczy data, miejsce i przybliżona liczba gości, żeby rozmowa była o konkretach.

• Wycena podana w minutę, bez pytań o miejsce, godziny i liczbę gości
• Brak pisemnej oferty – wszystko ustalane wyłącznie ustnie
• Zaliczka gotówką bez umowy i bez pokwitowania
• Cena rażąco niższa od reszty rynku przy identycznie opisanym menu
• Unikanie odpowiedzi o gramaturę porcji i liczbę osób obsługi
• Brak konkretów o transporcie dań ciepłych i o sprzęcie na miejscu
• Zmieniające się warunki między pierwszą a drugą rozmową
• Brak numeru telefonu stacjonarnego kontaktu w dniu przyjęcia